公司基于各项规章制度对员工进行管理，如员工手册、奖惩条例等，当员工的行为违反制度时，公司可以依据该制度的处罚方式做出处理，但是有的公司规章制度并未经过民主程序，即未向员工征求意见也未向员工公示该制度，员工不知晓该制度的存在，那么公司是否可以依据该制度对员工做出处罚或者解除合同呢?以下广东知明律师针对两个司法判例进行合法性分析。
案例一
小杰2015年8月4日入职甲公司，担任高级产品经理，在职期间利用职务之便，长期且近两千次查询两位女同事的行程轨迹信息，甲公司根据劳动合同约定、《保密、知识产权归属、反商业贿赂及禁止招揽协议书》的规定、公司规章制度和国家关于公民个人隐私权利保护的法律法规规定、《劳动法》关于违反劳动纪律和职业道德的法律规定，解除与小杰的劳动合同关系。小杰申请劳动仲裁要求甲公司支付违法解除劳动合同赔偿金177807元，后不服劳动仲裁结果提起了诉讼。
法院认为
甲公司提供了《劳动合同书》第二十五条载明“乙方确认知晓并承诺遵守甲方颁布的各项规章制度(包括但不限于《员工手册》及其他规章制度，详见《员工确认函》);乙方入职后应当登录http://home.×××.com线上签收甲方现行规章制度，未经签收合学习甲方规章制度的，将无法使用O乙自动化办公系统等各甲方办公系统”(该条款字体进行了加粗提示);”《诚信&廉洁自律协议书》，第五条载明“员工使用用户名及密码登录公司O乙系统(o乙.×××.com)‘公司空间-制度发布平台’栏目可查询公司现行规章制度。双方确认，员工怠于查询和学习的，不影响民主程序的法律效力(字体进行了加粗提示)”。网页打印件，显示标题为“公告《公司主要制度公示及签收公告》统计”，小杰签收状态为“是”，时间信息为“2018-7-1710:38:29”。一审法院认为，小杰严重违反职业道德的行为，甲公司以此为由将小杰辞退具备事实与法律依据，小杰要求甲公司支付违法解除劳动合同赔偿金缺乏事实与法律依据，本院不予支持。
广东知明律师分析
本案中，甲公司提供了足以证明用人单位向小杰履行了规章制度的告知程序证据，包括小杰线上签收甲公司的规章制度状态，如果未经签收将无法使用公司O乙系统工作，以及小杰可以随时在O乙系统中查看规章制度。最终法院也是判定甲公司属于合法辞退，不存在违反事实与法律情况。随着互联网快速发展，大部分公司开始摒弃传统办公模式，采用O乙系统进行日常办公。因此当与员工产生劳动争议时候，公司提供证据可能并非是传统保存的纸质类文件，例如经过民主程序制定的规章制度，在公示或者告知员工程序上，建议公司采取电子邮件发送后员工回复并留存邮件;通过O乙系统有员工观看记录并点击确认已知晓状态，需要注意的是公司要能将O乙系统内证据导出或者开庭时登录向法官展示，如果公司内部系统变更，该类证据应当转移留存;O乙系统内，规章制度应当长期进行公示方便员工随时可以查看。公示或者告知的途径可以同时存在多种。最后，建议公司定期做内部合规核查，制订合法有效的规章制度，可以有效帮助公司规范内部管理，提高员工风险意识降低用工风险，更好促进企业经营与发展。
案例二
2020年4月7日，乙公司与小赵签订《劳动合同》约定，小赵岗位为某地区域经理。2020年10月28日，乙公司向小赵出具《辞退通知书》，载明因小赵试用期内未达到业务部门考核要求，公司将于2020年10月28日解除劳动合同。小赵申请劳动仲裁，要求乙公司支付违法解除劳动合同的赔偿金8000元，乙公司不服仲裁结果向法院提起了诉讼，后又上诉。
法院认为
一审法院认为，乙公司以试用期不达标为由解除合同，相应通知却在半年后才作出，庭审中乙公司虽然提交《通知》及《公司业务销售人员薪资体系》等规定，但未提供证据证明上述与劳动者权益相关事项和制度经过合法程序制作，并曾向小赵劳动者出示过有关的业绩考核标准和要求，故乙公司以此理由辞退小赵并不符合法律规定，其应当支付违法解除劳动关系赔偿金。二审法院对一审法院的判决予以了维持。
广东知明律师分析
从法律规定看，根据《劳动合同法》第四条第4款规定，“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释(一)》第五十条规定第1款规定，“用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。”常言道：“不知者无罪”，如果员工根本没有看过公司规章制度内容，那么谈何要求其因为违反行为承担相应的后果。因此，公司在制定规章制度时，不仅要通过民主程序，内容合法，还要履行向员工公示或者告知义务，才符合法律规定的能够有效管理员工的依据。如果程序上不规范不完整，即便员工严重违反规章制度，可以解除劳动合同，员工庭审中主张自己并不知道规章制度，公司又拿不出证据反驳，会面临败诉风险。
广东知明律师风险提示
对于涉及员工切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假等事项，公司在制定规章制度时需要通过民主程序制定，并向劳动者公示，才可以作为公司做出处罚解除员工的依据，以及人民法院审理公司与员工争议的依据，如未经过民主公示程序的，公司则不能依据此制度对员工处罚或解除，否则是违法的。
公司治理建议
公司在制定涉及员工切身利益的规章制度时，应如何正确履行民主公示程序呢?广东知明律师建议：
1、就拟颁布制度意见稿征求全体员工意见
向员工征求意见这一步骤可以表明公司在制定制度时履行了民主程序。如公司在制定员工手册时，先将员工手册的初稿或者意见稿发送给员工，向员工征求意见，告知员工对初稿有意见或建议的可以向公司反馈。公司可通过向全体员工发邮件、在O乙系统上进行公示、召开职工代表大会等方式，并保留上述证据，以便在发生争议时举证公司进行了民主程序。
2、向全体员工进行公示告知
制度确定后公司需要将制度向全体员工进行公示，目的是让员工知道并了解制度的内容。公示的方式如上述民主程序一样，可通过O乙系统、全员邮件等方式，公司可以根据自身的实际情况选择一种公示方式即可。但是，为了最大限度地减少法律风险，无论是通过何种方式向员工公示，均需要保存向员工公示的相关证据。
3、要求员工签署确认单
公司将规章制度公示后，为保障全体员工均知晓并知悉制度内容，可以将制度如员工手册发放给员工，并要求其签署确认单，确认单中可以明确员工已收到该手册，理解并认可员工手册规定的内容并有义务遵守手册;另外，还可以组织员工学习制度内容，在学习后对员工进行考试，从而使员工进一步了解制度内容。【劳动法研265】
